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Kim Bender

Lektion 1 von 2 in Kapitel 6

Kapitel 6: Kommunikation im Stab

Lernziele

Interne Meldewege beherrschen, externe Kommunikation strukturieren, Kommunikationsfehler vermeiden

Didaktischer Lernweg

  1. Theorie: Rollen, Kanäle und typische Missverständnisse – ausgerichtet am Verwaltungsstab im BBK 2-Stabsmodell.
  2. Anwendung: Üben Sie die Regeln anhand des Szenarios „Partieller Stromausfall Musterhausen“ in den Aufgaben der Ausbildung.
  3. Vertiefung: Ihre Fragen und Beobachtungen tragen Sie unter Offene Fragen ein.

Kommunikation ist Koordinationsarbeit – hier lernen Sie die verbindlichen Zuordnungen kennen.

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Effektive Kommunikation im Krisenstab

5:30 Min. - In der Vollversion wird hier ein passendes Lehrvideo eingebettet

1. Interne Kommunikation im Verwaltungsstab

Im BBK 2-Stabsmodell arbeiten Verwaltungsstab und Führungsstab eng zusammen. Innerhalb des Verwaltungsstabes kommunizieren die Koordinierungsgruppen (KGS) mit der Stabsleitung (PGV) und untereinander. Klare Meldewege verhindern, dass Informationen nur „quer durch den Raum“ laufen: Fachinformationen laufen von der Fachreferentin bzw. dem Fachreferenten der KGS über die Gruppenleitung zur PGV und in die gemeinsame Lagedokumentation, soweit für andere Gruppen relevant.

Der Informationsfluss wird in Stabsbesprechungen gebündelt: kurze, priorisierte Meldungen statt paralleler Einzelgespräche, die andere übergehen. Informelle Kommunikation (Kurzabstimmung am Kartentisch, kurzer Lauf über den Flur) kann schnelle Klärung bringen – sie muss aber in die formale Dokumentation nachziehen, sonst entstehen unterschiedliche „Wahrheiten“ im Stab. Die KGS – Lage und Dokumentation stellt sicher, dass Besprochenes und Vereinbartes nachvollziehbar bleibt.

2. Externe Kommunikation

Nach außen kommuniziert der Stab nicht „beliebig“, sondern über klar zugewiesene Schnittstellen. Mit dem Führungsstab werden Lage, Bedarf an politischen oder strategischen Entscheidungen und Ressourcenfragen abgestimmt – der Verwaltungsstab liefert die sachlich aufbereitete Grundlage. Gegenüber übergeordneten Behörden und Partnern gelten Meldeketten und fachliche Zuständigkeiten; Doppelmitteilungen werden mit der Stabsleitung abgestimmt, um widersprüchliche Signale zu vermeiden.

Die Bevölkerungsinformation sowie der Umgang mit Medien liegen im Verwaltungsstab in der Regel bei der KGS – BuMA (Bevölkerungsinformation und Medienarbeit). Sie sorgt für einheitliche Botschaften, zeitnahe und verständliche Hinweise sowie Abstimmung mit der Kommunalpolitik und der Pressestelle. Andere KGS liefern fachliche Fakten an BuMA, ersetzen aber nicht deren Aufgabe der kanalisierten Öffentlichkeits- und Bürgerkommunikation.

3. Das Vier-Ohren-Modell im Krisenstab

Nach Schulz von Thun trägt jede Nachricht vier Dimensionen: Sachebene (welche Information steckt im Inhalt?), Appell (was soll der Empfänger tun?), Beziehungsebene (wie steht der Sender zum Empfänger – Wertschätzung, Kritik, Misstrauen?) und Selbstoffenbarung (was gibt der Sender über eigenen Stress, Unsicherheit oder Überzeugung preis?). Unter Zeitdruck hören Stabsmitglieder oft nur eine „Ohrenrichtung“ – etwa den Appell („Mach sofort!“), obwohl auf der Beziehungsebene Verunsicherung mitschwingt.

Im Stab führt das zu typischen Effekten: Prioritäten werden falsch gesetzt, Zwischentöne eskalieren, oder es wird zu viel interpretiert statt nachzufragen. Bewusstes aktives Zuhören und kurze Rückfragen auf der Sachebene („Welche konkrete Meldung liegt Ihnen vor?“) reduzieren Missverständnisse. Die PGV kann durch klare Gesprächsleitung in Besprechungen alle vier Ebenen adressieren: Fakten benennen, Erwartungen transparent machen, Respekt wahren und Raum für Unsicherheit geben, wo Informationen lückenhaft sind.

Vertiefung: Kommunikationsfehler unter Stress – typische Muster
  • Annahmen statt Nachfragen: Unvollständige Meldungen werden mit Vermutungen aufgefüllt und später als Fakten weitergegeben.
  • Kanalüberlastung: Gleiche Information per Telefon, Chat und E-Mail – ohne dass ein Kanal als führend definiert ist.
  • Parallelkommunikation: Fachbereiche sprechen direkt mit Medien oder Bürgerinitiativen, ohne BuMA einzubinden.
  • Beziehung statt Sache: Tonfall oder Dringlichkeit überschatten den fachlichen Gehalt; Entscheidungen werden emotional statt sachlich getroffen.
  • Fehlende Zusammenfassung: Besprechungsende ohne kurze „Wir haben vereinbart …“-Liste – Umsetzungen gehen auseinander.

Gegenmittel sind verbindliche Kommunikationsregeln, ein Meldeprotokoll und die konsequente Einbindung von BuMA bei allem, was die Öffentlichkeit oder Journalistinnen und Journalisten betrifft.

Wussten Sie? Studien zum Krisenmanagement zeigen: Rund 60 % aller Koordinationsfehler in Stäben sind auf Kommunikationsprobleme zurückzuführen – nicht auf fachliche Defizite.

📝 Kurze Selbstprüfung

Testen Sie Ihr Verständnis, bevor Sie mit dem nächsten Lernschritt fortfahren.

Wer ist primär für die Bevölkerungsinformation zuständig?

Praxistipp

Vereinbaren Sie vor Beginn der Stabsarbeit klare Kommunikationsregeln: Wer meldet an wen, in welcher Form, und wie schnell muss reagiert werden.