Kapitel 3: Arbeitsweise und Abläufe im Stab

Lernziele

• Eine Stabssitzung strukturiert vorbereiten und durchführen
• Die wiederkehrende Stabsroutine als Zyklus verinnerlichen
• Die Pflichten eines Einsatz- bzw. Stabstagebuchs korrekt anwenden

Didaktischer Lernweg

1. Ablauf: Sie sehen den roten Faden von der Vorbereitung bis zur neuen Lagebeurteilung.
2. Sitzung: Sie kennen die inhaltlichen Bausteine einer effizienten Stabsbesprechung.
3. Nachweis: Das Einsatztagebuch sichert spätere Auswertung und rechtliche Nachvollziehbarkeit – inhaltlich an Ihre landesrechtlichen Vorgaben anpassen.

Details (Formulare, Aufbewahrungsfristen) regeln oft Kommunalverfassung, Archivrecht und interne Dienstvorschriften.

1. Der Stabsarbeitszyklus

Die Arbeit im Verwaltungsstab folgt einem wiederkehrenden Zyklus, der auch in Übungen eingeübt werden sollte:

1. Vorbereitung: Einladung, Unterlagen, aktualisierte Kontaktlisten, IT-Check, vorläufige Tagesordnung.
2. Sitzung: Lagevortrag, Abstimmung, Entscheidungen und Aufträge; Protokollführung parallel mitführen.
3. Umsetzung: Zuständige Ämter und KGS-Bereiche setzen Maßnahmen um; Status wird fortlaufend gemeldet.
4. Kontrolle: Kurze Rückfrage- oder Statusschleifen – wurden Fristen eingehalten, sind neue Risiken entstanden?
5. Neue Lagebeurteilung: KGS-Lage aktualisiert das Lagebild; der Zyklus beginnt mit der nächsten Sitzung oder Kurzbesprechung erneut.

In dynamischen Lagen verkürzen sich die Zyklen; in Ruhephasen können längere Intervalle ausreichen – PGV und Stabsleitung legen gemeinsam die Sitzungsintervalle fest.

2. Ablauf einer Stabssitzung

Typischer Ablauf einer formellen Stabssitzung unter Leitung der PGV oder des Stabschefs:

• Eröffnung: Begrüßung, Feststellung der Beschlussfähigkeit (falls erforderlich), Genehmigung der Tagesordnung, ggf. Datenschutz- und Sicherheitshinweis.
• Lagevortrag: KGS-Lage präsentiert das aktuelle Lagebild strukturiert (z. B. nach LAGE-Schema); Unsicherheiten und Annahmen werden benannt.
• Diskussion: Ergänzungen der SMS/EMS, fachliche Einwände, Abstimmung mit dem Führungsstab über Schnittstellen.
• Auftragserteilung: Die Leitung fasst Beschlüsse und erteilt konkrete Aufträge mit Verantwortlichen und Fristen.
• Protokoll: KGS-ID dokumentiert Entscheidungen, Aufträge und abweichende Meinungen; Umlauf oder Freigabe nach der Sitzung.

3. Das Einsatztagebuch

Das Einsatztagebuch (bzw. Stabstagebuch) dient der chronologischen, lückenlosen Dokumentation aller wesentlichen Ereignisse, Meldungen, Entscheidungen und Weisungen im Stab. Es hat Nachweis- und Auswertungsfunktion für Nachbereitung, Qualitätssicherung und ggf. gerichtliche oder behördliche Prüfungen – im Einzelnen nach Landesrecht und internen Vorgaben.

Typische Pflichtbestandteile je Eintrag: Uhrzeit, Kurzbeschreibung des Vorgangs, Quelle der Information, getroffene Entscheidung oder weitergeleitete Information, Unterschrift oder Kennung der Protokollführung. Anlagen (Faxe, Lagekarten) werden referenziert und sicher abgelegt.

Das Tagebuch wird parallel zur digitalen Dokumentation oft in gebundener Form geführt, um nachträgliche Änderungen auszuschließen. Wer das Tagebuch führt, sollte von der Stabsleitung ausdrücklich beauftragt und geschult sein.

Wussten Sie? Eine effektive Stabssitzung dauert idealerweise 20–30 Minuten. Deutlich längere Sitzungen deuten oft auf unklare Tagesordnungen, fehlende Vorabinformation oder zu viele Detaildiskussionen hin.

📝 Kurze Selbstprüfung

Prüfen Sie das Verständnis des Sitzungsendes.

Praxistipp

Nutzen Sie ein standardisiertes Protokollformular, das bereits die Gliederung (Lage, Diskussion, Beschlüsse, Aufträge, nächster Termin) vorgibt – das verkürzt die Nachbearbeitung und reduziert Flüchtigkeitsfehler.