Lektion 1 von 2 in Kapitel 2
Kapitel 2: Aufbauorganisation des Verwaltungsstabs
Lernziele
- Das BBK 2-Stabsmodell in Grundzügen erklären
- Rollen und Zuständigkeiten im Verwaltungsstab zuordnen
- Ein Organigramm des Verwaltungsstabs lesen und Kommunikationswege nachvollziehen
Didaktischer Lernweg
- Modell: Sie lernen die Trennung von Verwaltungsstab und Führungsstab sowie die Rolle der PGV kennen.
- Funktionen: Die Koordinierungsgruppe (KGS) wird in ihre Teilbereiche zerlegt – das hilft bei der späteren Sitzungsführung.
- Transfer: Vergleichen Sie die Darstellung mit dem Organigramm Ihrer Behörde; Abweichungen sind landesrechtlich möglich.
Die Benennungen folgen den BBK-Handreichungen; Ihre Dienstanweisung kann abweichende Bezeichnungen verwenden.
1. Das BBK 2-Stabsmodell
Das 2-Stabsmodell des BBK trennt konsequent Verwaltungsstab und Führungsstab. Beide Stäbe arbeiten auf Augenhöhe zusammen, haben aber unterschiedliche Aufgabenprofile und eigene Leitungsstrukturen. So wird vermieden, dass verwaltungspolitische und einsatz-taktische Entscheidungen vermischt werden.
Die politische Gesamtverantwortung (PGV) steht dem Verwaltungsstab vor. Sie trifft die grundlegenden politischen und strategischen Entscheidungen (z. B. Ausweitung von Maßnahmen, öffentliche Kommunikation, Ressourcenfreigaben), aufbauend auf den vorbereiteten Optionen des Stabs.
Im Verwaltungsstab bildet die Koordinierungsgruppe (KGS) das organisatorische Rückgrat: Sie bündelt Fachinformationen, erarbeitet Lagebilder und Entscheidungsvorlagen und steuert die Zusammenarbeit der Teilbereiche. Der Führungsstab führt parallel die Hilfskräfte und die technische Einsatzführung.
2. Die Rollen im Verwaltungsstab
Die KGS gliedert sich in üblicherweise folgende Funktionsbereiche (Bezeichnungen können in Ihrem Land leicht abweichen):
- KGS-ID (Information und Dokumentation / „innerer Stabsdienst“): Protokollführung, Schriftverkehr, IT-Unterstützung, Sitzungsorganisation, oft auch Kontakt zu externen Stellen und Dokumentenmanagement.
- KGS-Lage (Lage und Dokumentation): Sammlung, Bewertung und Aufbereitung des Lagebilds; Pflege von Karten und Lagedaten; Vorbereitung des Lagevortrags.
- BuMA (Bevölkerungsschutz, Medien, Arbeit mit den Behörden): Abgestimmte Öffentlichkeitsarbeit, Bürgerhotlines, Zusammenarbeit mit Nachbarbehörden und Fachressorts zu Bevölkerungsschutzthemen.
- SMS (Ständige Mitglieder des Stabes): Vertreterinnen und Vertreter der dauerhaft beteiligten Ämter und Organisationen mit festen Aufgaben im Stab (z. B. Ordnungsamt, Sozialamt, technische Dienste – je nach Planung).
- EMS (Externe Mitglieder des Stabes): hinzugezogene Fachkräfte oder Behördenvertreter je nach Lage (z. B. Gesundheitsamt, Veterinäramt, Regulierer), die nicht dauerhaft im Kernstab sitzen.
Vertiefung: Unterschiede der Stabsmodelle je Bundesland
Die Länder definieren Zuständigkeiten, Befugnisse und Benennungen unterschiedlich. Manche Kommunen nutzen erweiterte Stabsformen oder kombinieren Funktionen personell.
Entscheidend ist: Trennung von Verwaltungs- und Führungsstab, klare Leitungslinien zur PGV und schriftlich festgelegte Stellvertretungen – unabhängig von der exakten Organisationszeichnung.
3. Organigramm und Kommunikationswege
Ein Organigramm des Verwaltungsstabs zeigt die PGV an der Spitze, darunter die Leitung des Verwaltungsstabs (häufig ein hauptamtlicher Stabschef oder vergleichbare Funktion) und die KGS-Teilbereiche mit ihren Führungskräften. SMS und EMS werden entweder als Spalten oder als Matrix an die KGS angebunden.
Fachwege: Fachinformationen fließen von den SMS/EMS zur jeweils zuständigen KGS-Teilfunktion (z. B. Meldungen zur Versorgung an KGS-Lage und BuMA). Die KGS-Lage konsolidiert das Gesamtbild und bereitet Vorträge für die PGV vor.
Weisungswege: Die PGV entscheidet strategisch; die Stabsleitung übersetzt Beschlüsse in Aufträge an die KGS und die SMS. Rückmeldungen zur Umsetzung laufen über die KGS-ID bzw. KGS-Lage gebündelt zurück. Zum Führungsstab bestehen festgelegte Schnittstellen (Lageaustausch, gemeinsame Termine), ohne die Hierarchien zu vermischen.
Wussten Sie? In Rheinland-Pfalz wird das 2-Stabsmodell mit klarer Trennung von Verwaltungsstab und Führungsstab in der Landesplanung verankert – viele Kommunen orientieren ihre Übungen daran.
📝 Kurze Selbstprüfung
Ordnen Sie die Begriffe aus dem BBK-Modell zu.
Welche Funktion gehört zur Koordinierungsgruppe (KGS)?
Praxistipp
Erstellen Sie für Ihre Kommune ein aktuelles Organigramm des Verwaltungsstabs mit Namen, Erreichbarkeiten und Stellvertretungen – und pflegen Sie es nach jeder Personal- oder Strukturänderung.